Co znamená pojem "Spis" v Úřadovně?

Spis je chápán jako základní entita Spisové služby. Jde vyjádřit jako souhrn základních stavebních kamenů:

• Jednoznačného identifikátoru (ID) 
• Spisového znaku (SZ)
  
• Druhu agendy
• Agendy
• Pracoviště
• Způsobu vyřízení
  
• Způsobu uložení
  
• Lhůt pro vyřízení
  
• Odpovědné osoby
  
• Aktuálních osob
  
• Úkonů
  
• Atributů
• Dokumentů

Spis lze pojmout jako složku, která tyto kameny obaluje.

Spis lze zařadit podle:

• Druhu agendy, ve které se nachází
• Agendy, ve které se nachází
• Pracovišti, na kterém je agenda vedena
• Osoby spisu, na kterou je veden
• Atributů spisu, které obsahuje

Nastavení Agend je popsáno v předchozím díle osnovy "Nastavení agend Úřadovny", zde se tedy budeme zabývat založením spisu, jeho správou a ukončením zpracování spisu, což lze nazvat "Životním cyklem spisu".

Spis lze založit několika způsoby:

V Úřadovně z plovoucí lišty, či odkazem "Založení spisu, přijetí papírové žádosti":

Z existujícího spisu, kdy dojde k založení spisu ve stejné agendě, jako je spis který si prohlížím

Jak bylo zmíněno v předchozí části osnovy, tak z dokumentu:

A z dokumentu v rozhraní "Moje Úřadovna"

Všechny tyto způsoby (s výjimkou té poslední, z rozhraní "Moje Úřadovna", které je zjednodušené a vede krok za krokem, nicméně výsledek je vždy stejný jako při použití jiných možností a výhodou je větší kontrola nad procesem) vás dovedou k výběru k založení spisu.

Toto je základní stránka pro založení spisu. Začínáte "Dohledáním agend"

Je zde ještě i možnost pro založení žádosti na mou osobu, je to také relevantní možnost, spis v případě vybrání Žádosti na mou osobu zakládáte s předvyplněným atributem "Osoba spisu" na svoje učo, proces dále je nicméně shodný. Tento způsob používají hlavně studenti při žádostech o studiu, nebo zaměstnanci JAMU např. při dovolenkách.

Nicméně my půjdeme obecnou cestou a dohledáme Součást, pracoviště a agendu:

Součásti, pracoviště a agendy se každému nabízejí podle nastavení práv v Úřadovně, nevidíte-li proto svou agendu, nebo naopak vidíte agendy, které vidět nemáte, obraťte se na OVIS JAMU

Po vybrání agendy uvidíte stránku, která vás provede iniciačním úkonem spisu. Iniciační úkon spisu je VŽDY přítomen, je prvním úkonem spisu a obecně lze rozdělit do dvou kategorií:

Spis začíná vložením dokumentu

Spis NEzačíná vložením dokumentu, ale třeba jen zadáním potřebných atributů a dokument vkládáte později úkonem.

Proč toto rozdělení? Pravděpodobně nastala jedna nebo více z těchto možností:

• V okamžiku iniciace není možné předpokládat, že je již znám dokument, který by mohl být vložen
• Dokument bude Úřadovnou generován
• Agenda je připravena na dávkové zpracování dokumentů, ty se pak vkládají samostatnou aplikací hromadně
• Před vložením dokumentu je třeba nastavit ručně atributy, či vložit úkony

Vše výše popsané je dáno nastavením agendy, v 99% případů se budete setkávat s možností A, tedy s vložením dokumentu již při iniciaci, proto budeme pokračovat touto možností

Při zakládání spisu můžete nastavit "Odpovědnou osobu" na jinou, to je však netypické, obvykle zakládáte spis pro sebe.

Pomocí tlačítka "Vyber soubor" dohledáte soubor, kterým začínáte spis ve svém počítači, pomoci "Přidat další soubor" můžete zároveň přidat přílohy.

POZOR!! Vstupujete-li do založení spisu z dokumentu, tento dokument sebou "táhnete" pomocí ID dokumentu v URL stránky a zde nevkládáte nic. k této možnosti směřuje hned další odstavec:

Pomocí "Více možností" - pod tlačítkem "Uložit"

Zde můžete 

• změnit druh dokumentu na Vlastní/Doručený 
• Vložit ID dokumentu ve tvaru JAMUXXXXXX s kódem dokumentu

tato možnost je předvyplněna v případě, že k založení spisu přicházíte z dokumentu

A finálně vyplňujete "Věc" - tento text bude použit jako Věc spisu

Po kliknutí na tlačítko "Ulož" dojde k založení spisu a tento je vám zobrazen:

Zde můžete teď i později:

• Pomocí tlačítek "Změnit" upravit zadané hodnoty
  
• Zobrazit dokumenty spisu
• Zobrazit Historii spisu
• Zobrazovat Úkony či dokumenty spisu
• Kopírovat a rušit úkony spisu
• Uložit celý spis do PC
• Vkládat úkony spisu

Úkony spisu vkládáte pomocí roletky "Zavedení nového úkonu" a poté vyplnění políček, které úkon vyžaduje. Úkony jsou nabízeny v pořadí daném Průběhem zpracování spisu, pořadí jejich zobrazení je dáno tímto zpracováním a Agendou, ve které je spis veden. Pro jejich nastavení se prosím obraťte na OVIS JAMU

Vkládání úkonu je téměř identické se založením spisu. Vzpomínáte si? řekli jsme si, že založení spisu je iniciačním ÚKONEM spisu. Zde tedy také třeba vkládáte dokumenty (opět pozor na "Více možností" a Vlastní/Doručený), nebo předáváte spis jiné osobě či skupině osob, posíláte dokumenty k podpisu, či do jiných systému jak JAMU tak ostatním, komunikujete s portálem zakázek, SAPem atd...

5ekli jsme si, že vkládání úkonů je jedna z částí životního cyklu spisu, a ten tedy také musí někdy skončit. Ukončení zpracování spisu se dělá vložením speciálního Úkonu se jménem "Uzavření spisu". po vložení tohoto úkonu je spis "Uzamčen" a začnou se počítat skartační lhůty. Spis lze kdykoliv poté, (tedy uzavřený) vzhledat, a pomocí "znovuotevření spisu" jej otevřít, pokračovat ve zpracování a zase Uzavřít.

Vložení Úkonu (a to jakéhokoliv, tedy i iniciačního) může být spojeno s odesláním emailu Osobě spisu, Odpovědné osobě či Aktuální osobě, či všem. Může být také nastaveno informování statického výčtu osob po vložení daného úkonu, či po nedodržení lhůty mezi dvěma úkony. Tato pravidla jsou nastavována ve správě Agendy a ve Správě zpracování spisu. kontaktujte OVIS JAMU pro nastavení Agendy.