Každá agenda se skládá z vlastního popisu a tzv. Globálního nastavení agendy:

• Název
• Zařazení
• Druh agendy
• Nastavení atributů pro přístup žádostí uživatelů
• Nastavení práv nahlížení a editace uživateli
• Implicitní spisový znak
• Implicitní způsob vyřízení, doručení a odeslání
•  Implicitní typ a forma dokumentu
• Formát dat pro import pomocí csv
• Popis

Tato nastavení důkladně zvažte a nastavte podle potřeb agendy. Zejména implicitní typ a forma dokumentu a způsob doručení mohou mít velký vliv na funkčnost agendy. Popis je volitelnou, ale důležitou součástí agendy, měl by stručně shrnout její používání.

Zařazení agendy je klíčové, nezapomeňte, že interní pracovníci pracoviště, na které je agenda zařazena mají pak ke spisům agendy implicitní práva a mohou s agendou plnohodnotně pracovat.

Samotný obsah agendy pak určují následující nastavení:

1. Atributy spisu
2. Úkony spisu
3. Atributy úkonu spisu
4. Správa procesu zpracování spisu
5. Nastavení automatizace

Atributy spisu

• Slouží k zavedení globálních informací o spisu
• Jako jediné se dají importovat pomocí csv
• Jdou vkládat do šablon LaTex
• Jde podle nich vyhledávat
• Dají se exportovat k tomu dedikovanou aplikací Úřadovny

Již tento výčet podtrhuje jejich důležitost. Dá se konstatovat, že agenda bez nastavených atributů není plnohodnotnou agendou.

Nejpoužívanější atributy:

• Číslo
• Řetezec
• Víceřádkový text
• Datum
• Učo osoby spisu
• Studium
• Jméno osoby spisu
• Odkazy na spis (lze zadat více oddělených středníkem)

Atributy mají svá pravidla, např. není možno mít více atributů některých typů (učo osoby spisu), či kombinaci dvou (učo a jméno osoby spisu).

U atributů lze nastavit jejich pořadí, povinnost mít atribut vyplněn, kontrolu u nepovinných atributů, zda musí být vyplněny při uzavření spisu, zda je skrytý pro tisk interním generátorem dokumentů, jeho popis a hlavně implicitní hodnotu.

Úkony spisu

Úkony spisu slouží pro samotné zadávání průběhu zpracování spisu. Jeden úkon musí být vždy iniciační (tzv. konstruktor), který je zadán automaticky při založení spisu. Mějte na paměti, že pokud se předpokládá zakládání spisů importem dat z csv je výhodné mít jako konstruktor prázdný úkon, který pouze spis s atributy založí, ale další úkon je již zadáván kontrolovaně uživatelem.

Úkony mají podrobné nastavení, z nichž některé, pokud nejsou zadány, dědí nastavení agendy.

Nastavení obsahuje:

• Název
• Druh
• Pokyn k odeslání emailu aktuální osobě, odpovědné osobě a osobě spisu
• Implicitní doručení a typ dokumentu
• Chování úkonu při tisku
• Adresáte/původce dokumentu

Byly zde použity termíny:

Aktuální osoba - osoba, které je spis aktuálně předán a u které se aktuálně očekává zadání úkonu.

Odpovědná osoba - implicitně osoba, která zadala do spisu první vědomý úkon, či osoba nastavená speciálním druhem úkonu. Tato osoba je zodpovědná za celé zpracování spisu a za jeho uzavření.

 Osoba spisu - pokud má spis zadán atribut "Učo osoby spisu" jde o tuto osobu.

Nejpoužívanější druhy úkonů:

• Obecný úkon
• Předání spisu
• Rozhodnutí o spisu
• Stanovení odpovědné osoby
• Uzavření spisu
• Znovuotevření spisu
• Nabytí právní moci
• Odeslání dokumentu prostřednictvím IS / Doručení dokumentu prostřednictvím IS
• Vzetí spisu na vědomí
• Vrácení spisu
• Předání k el. podepsání / Podepsání / Odmítnutí podepsání
• Přečtení spisu
• Předání k autorizované konverzi / Autorizovaná konverze / Odmítnutí autorizované konverze
• Prosté podepsání
• Předání spisu neautentizovaně
• Ověření totožnosti

Některé druhy úkonů stačí zadat, u některých je třeba po vybrání úkonu v jeho nastavení přednastavit "Atributy úkonu spisu". Např. u předání dokumentu je třeba nastavit učo na které je spis předáván, ale o tom až dále.

Správa procesu zpracování spisu

Zde se nastavuje očekávaný průběh zpracování, návaznost úkonů, lhůty, kdo může úkon vložit a nastavuje se zde i statické informování po určitém čase na určitý úkon. Takto předdefinované kontroly zpracování spisu lze též používat pro vyhledávání v kontrole úřadovny.

Atributy úkonu spisu

Definují samotné úkony. Úkon může být tvořen celou řadou těchto atributů úkonu. Jejich nastavení se liší agendu od agendy a teprve jejich správně zadaná kombinace definuje správné chování některých úkonů. Dodejme, že některé úkony žádné atributy mít nemusí.

Vzory Nastavení u nejpoužívanějších Úkonů jsou v agendě:

Nastavení automatizace

Pokročilé nastavení, kde je možno definovat automatické předání spisu osobě, či skupině osob při splnění vstupních podmínek.