L I S T JAMU Ročník 2021 částka zpřístupněna 21. dubna 2021 OBSAH: 4. Směrnice o umělecké dokumentaci činnosti JAMU (platnost 21. dubna 2021, účinnost 1. května 2021) č. 4/2021 LJ 9 SMĚRNICE ze dne 14. dubna 2021 o umělecké dokumentaci činnosti JAMU Rektor na základě čl. 111 odst. 2 vnitřního předpisu č. 1/2018 LJ, statut JAMU, vydává tuto směrnici: Čl. 1 Umělecká dokumentace Uměleckou dokumentací činnosti JAMU se rozumí audiovizuální, fotografická, zvuková, písemná či jiná díla a záznamy dokumentující činnost JAMU (dále „dokumenty“), zejména činnost vzdělávací a tvůrčí. Čl. 2 Fond Fondu umělecké dokumentace JAMU (dále jen „fond“) je soubor dokumentů. Čl. 3 Správce (1) Správou fondu je pověřen správce fondu (dále jen „správce“), kterého určí rektor ze zaměstnanců Knihovny. (2) Správce koordinuje tvorbu dokumentů a zajišťuje jejich systematické doplňování, zpracování, evidenci, uchování a zpřístupňování, zejména a) přijímá do fondu nové dokumenty, b) po konzultaci s koordinátory stanovuje minimální formální a technické parametry nových dokumentů, c) poskytuje metodickou pomoc koordinátorům při vytváření dokumentů, d) vede evidenci dokumentů a jejich výpůjček, e) zajišťuje bezpečné uložení dokumentů, f) zpřístupňuje dokumenty badatelům, g) poskytuje dokumenty k dalšímu užití, h) dohlíží na dodržování povinností spjatých s dalším užitím dokumentů, zejména autorskoprávních a osobnostně právních, i) spolupracuje s ostatními součástmi a pracovišti JAMU při prezentaci a dalším užití dokumentů, j) odpovídá za prezentaci fondu a dokumentů veřejnosti, včetně internetových stránek JAMU, k) sleduje a eviduje zprávy o činnosti JAMU v tištěných a elektronických médiích, l) digitalizuje historické dokumenty, m) odpovídá za předání vybraných dokumentů do fondů Moravského zemského archivu. Čl. 4 Koordinátoři (1) Rektor jmenuje koordinátora rektorátu a každý děkan jmenuje koordinátora příslušné fakulty. č. 4/2021 LJ 10 (2) Koordinátoři spolupracují se správcem fondu, koordinují vytváření dokumentů na rektorátě či na příslušné fakultě a zajišťují jejich řádné předávání do fondu. Čl. 5 Vytváření dokumentů (1) Za tvorbu dokumentů o činnosti fakult odpovídá fakulta, která činnost realizuje; za tvorbu dokumentů o ostatních činnostech JAMU odpovídá Rektorát. (2) Seznam povinně a volitelně vytvářených dokumentů včetně lhůt předávání dokumentů do fondu je přílohou této směrnice. (3) U dokumentů vytvářených na náklady či popud JAMU koordinátor zajistí JAMU územně, časově, množstevně či jinak neomezené oprávnění k výkonu práva dokumenty užít všemi způsoby (licenci), včetně oprávnění licenci zcela nebo zčásti poskytnout nebo postoupit třetí osobě a dokument upravit, spojit s jinými výtvory či prvky nebo zařadit do díla souborného a bez povinnosti licenci využít. Čl. 6 Zařazování dalších dokumentů Do fondu mohou být zařazeny i další dokumenty na základě návrhu rektora či děkana; u takových dokumentů se příslušný koordinátor s přiměřeným úsilím a náklady pokusí zajistit licenci podle odstavce 2, a není-li to možné, zajistí alespoň licenci takové licenci se alespoň blížící. Čl. 7 Předání a převzetí dokumentů (1) Současně s předávanými dokumenty předá koordinátor správci také anotaci či popis dokumentu, identifikační a kontaktní údaje jeho autora a informace o licenčních podmínkách umožňujících další užití díla. (2) Po převzetí správce dokumenty neprodleně zpracuje, zaeviduje a zajistí jejich bezpečné uložení. Čl. 8 Nahlížení, další užití a zápůjčky dokumentů (1) Nahlížení, další užití a zápůjčky dokumentů umožňuje správce. (2) Odepřít nahlížení, další užití nebo zápůjčky dokumentů může správce, pokud by tím došlo k porušení právní povinnosti JAMU, zejména pokud nahlížení, další užití nebo zápůjčky a) neumožňují licenční podmínky požadovaného dokumentu, b) je oprávněn tak učinit podle § 38 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, c) by bylo v rozporu s oprávněnými zájmy JAMU nebo jiných osob nebo s dobrými mravy, nebo d) z jiných vážných důvodů. č. 4/2021 LJ 11 (3) Odepření nahlížení, dalšího užití nebo zápůjčky správce vždy předem projedná s rektorem. Čl. 9 Účinnost Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. května 2021. prof. Mgr. Petr Oslzlý, v. r. rektor č. 4/2021 LJ 12 Příloha Směrnice o umělecké dokumentaci činnosti JAMU Seznam povinně a volitelně vytvářených dokumentů REKTORÁT Činnost Médium Povinný/Volitelný Periodicita Množství Termín předání do fondu Poznámka Inaugurace rektora F, V, T + E (pozvánky) P vždy 5–10 F, 1 ks T + E 2 měsíce od události Udílení čestného doktorátu F, V, T + E (pozvánky a laudatia) P vždy 10–20 F 2 měsíce od události Pracovníci F P 5 let 1–2 F/osoba 2 měsíce od vzniku Pracovníci s úvazkem 0,5 a vyšším povinně, ostatní volitelně; preferovány fotografie v pracovním prostředí či při výkonu práce Kolektivní orgány F P 4 roky 2–5/orgán 2 měsíce od vzniku Správní rada, umělecká rada, kolegium rektora, vedení, akademický senát; preferovány fotografie v pracovním prostředí či při výkonu práce, v případě externích členů i jejich samostatné fotografie Budovy a prostory F P 10 let min. 10 F 2 měsíce od vzniku Dokumentace budov a prostor, zejména nově rekonstruovaných/vytvořených Memorabilia T + E (ev. i další elektronické P + V příležitostně 1 ks 2 měsíce od vydání či získání Povinně: PF, pozvánky na události, diplomy, ocenění a certifikáty (v případě vystavení originálu v prostorách školy se č. 4/2021 LJ 13 či fyzické archiválie) do fondu předává jen kopie/fotografie a originál až v případě odstranění z prostor), propagační materiály, fotokopie tiskových recenzí a zpráv o činnosti, případně i záznamy audio a video reportáží/dokumentů; Volitelně: další memorabilia, např. smuteční oznámení Tiskoviny T + E P vždy 1 ks 2 měsíce od vydání Občasník JAMU, výroční zpráva apod. Další významné události F (volitelně V) V příležitostně min. 2 F/událost 2 měsíce od události Např. setkání rektora s VIP, mimořádné události DIVADELNÍ FAKULTA Činnost Médium Povinný/Volitelný Periodicita Množství Termín předání do fondu Poznámka Inaugurace děkana F, T + E (pozvánky); volitelně V P vždy 5–10 F, 1 ks T + E 2 měsíce od události Pracovníci F P 5 let 1–2 F/osoba 2 měsíce od vzniku Pracovníci s úvazkem 0,5 a vyšším povinně, ostatní pracovníci či mimořádní studenti volitelně; preferovány fotografie v pracovním prostředí či při výkonu práce (výuka) č. 4/2021 LJ 14 Kolektivní orgány F P 4 roky 2–5/orgán 2 měsíce od vzniku Umělecká rada, kolegium děkana, akademický senát, oborová rada; preferovány fotografie v pracovním prostředí či při výkonu práce, v případě externích členů i jejich samostatné fotografie Budovy a prostory F P 10 let min. 20 F 2 měsíce od vzniku Dokumentace budov a prostor, zejména nově rekonstruovaných/vytvořených; případně i unikátní technické vybavení Memorabilia T + E (ev. i další elektronické či fyzické archiválie) P + V příležitostně 1 ks 2 měsíce od vydání či získání Povinně: PF, pozvánky na události, diplomy, ocenění a certifikáty (v případě vystavení originálu v prostorách školy se do fondu předává jen kopie/fotografie a originál až v případě odstranění z prostor), propagační materiály, fotokopie tiskových recenzí a zpráv o činnosti, případně i záznamy audio a video reportáží/dokumentů; volitelně: další memorabilia Tiskoviny T + E P vždy 1 ks 2 měsíce od vydání Ateliér 205, výroční zpráva apod. Další významné události F (volitelně V) V příležitostně min. 2 F/událost 2 měsíce od události Např. setkání děkana s VIP, mimořádné události, dílny či přednášky mimořádných hostujících osobností, křty publikací, celofakultní akce, imatrikulace, promoce, U3V č. 4/2021 LJ 15 Absolventské inscenace ve Studiu Marta a DNO F, V, T + E (plakát, program, scénář, ev. i režijní kniha) P vždy 10–20 F, 1 ks T + E 3 měsíce od premiéry Platí i pro absolventské inscenace herectví/režie realizované ve specifických prostředích Bakalářské projekty režie a dramaturgie F, V, T + E (plakát, program, scénář, ev. i režijní kniha) P vždy 5–10 F, 1 ks T + E 3 měsíce od premiéry Ostatní bakalářské, absolventské, příp. i doktorské, pedagogické (produkované školou) inscenační a jiné umělecké, uměleckopedagogické či umělecko- manažerské projekty, předváděčky F, (volitelně V), T + E (plakát, program, scénář, ev. i režijní kniha) V příležitostně 5–10 F, 1 ks T + E 2 měsíce od premiéry Vybrané mimořádné projekty dle vlastního uvážení Realizované audiovizuální a rozhlasové projekty V, A, volitelně T+ E (plakát, program, scénář – není-li v ISu) P + V Absolventské povinně, ostatní volitelně 1 ks T + E Do konce akademického roku Povinně absolventské, volitelně další. Archivuje fakulta na svých zařízeních, pouze informuje fond o vzniku dokumentu a předá jeho identifikační údaje Soutěže, festivaly, přehlídky a konference F, T + E, volitelně V P vždy 5–10 F (v případě S/E se počet týká každé soutěžní 2 měsíce od události Zejména S/E, mezinárodní konference, Sítko, Jamúví, průvod č. 4/2021 LJ 16 inscenace), 1 ks T + E Kurzy celoživotního vzdělávání T + E, volitelně F, V P vždy 1 ks T + E, volitelně 5–10 F 2 měsíce od konce události Buď Jamák, U3V, apod. HUDEBNÍ FAKULTA Činnost Médium Povinný/Volitelný Periodicita Množství Termín předání do fondu Poznámka Inaugurace děkana F, T + E (pozvánky); volitelně V P vždy 5–10 F, 1 ks T + E 2 měsíce od události Pracovníci F P 5 let 1–2 F/osoba 2 měsíce od vzniku Pracovníci s úvazkem 0,5 a vyšším povinně, ostatní pracovníci či mimořádní studenti volitelně; preferovány fotografie v pracovním prostředí či při výkonu práce (výuka) Kolektivní orgány F P 4 roky 2–5/orgán 2 měsíce od vzniku Umělecká rada, kolegium děkana, akademický senát, oborové rady; preferovány fotografie v pracovním prostředí či při výkonu práce, v případě externích členů i jejich samostatné fotografie Budovy a prostory F P 10 let min. 20 F 2 měsíce od vzniku Dokumentace budov a prostor, zejména nově rekonstruovaných/vytvořených; č. 4/2021 LJ 17 případně i unikátní nástrojové či technické vybavení Memorabilia T + E (ev. i další elektronické či fyzické archiválie) P + V příležitostně 1 ks 2 měsíce od vydání či získání Povinně: PF, pozvánky na události, diplomy, ocenění a certifikáty (v případě vystavení originálu v prostorách školy se do fondu předává jen kopie/fotografie a originál až v případě odstranění z prostor), propagační materiály, fotokopie tiskových recenzí a zpráv o činnosti, případně i záznamy audio a video reportáží/dokumentů; volitelně: další memorabilia Tiskoviny T + E P vždy 1 ks 2 měsíce od vydání Výroční zpráva apod. Další významné události F (volitelně V) V příležitostně min. 2 F/událost 2 měsíce od události Např. setkání děkana s VIP, mimořádné události, dílny či přednášky mimořádných hostujících osobností, křty publikací či CD, celofakultní akce, imatrikulace, promoce, U3V Absolventské inscenace v DNO F, V, T + E (plakát, program, scénář, ev. i režijní kniha) P vždy 10–20 F, 1 ks T + E 3 měsíce od premiéry Platí i pro absolventské inscenace realizované ve specifických prostředích Absolventské koncerty A, T + E (plakát, program), P vždy Do konce října následujícího akademického roku Archivuje fakulta na svých zařízeních, pouze informuje správce fondu o vzniku č. 4/2021 LJ 18 (volitelně F + V) dokumentu a předá jeho identifikační údaje Ročníkové a pedagogické koncerty, koncerty významných hostů, koncerty pro veřejnost, koncerty laureátů soutěží A, T + E (plakát, program), (volitelně F + V) V příležitostně Do konce akademického roku Archivuje fakulta v IS JAMU, pouze informuje správce fondu o vzniku dokumentu a předá jeho identifikační údaje Soutěže, festivaly, přehlídky a konference F, T + E, volitelně V P vždy 5–10 F, 1 ks T + E 2 měsíce od události Zejména MSLJ, JAO, Setkávání Nové Hudby Plus, Festival bicích nástrojů, Mezinárodní konference HF JAMU „JAMUsica“, Doktorandská konference HF JAMU, Symposium: Hudba/Umění/Management Kurzy celoživotního vzdělávání T + E, volitelně F, V P vždy 1 ks T + E, volitelně 5–10 F 2 měsíce od konce události MIK, Metodické centrum, U3V, apod. Zkratky médií: V – video, A – audio, F – foto, T – tiskovina, E – elektronická verze tiskoviny Poznámky: 1. Pořizování jakýchkoli záznamů osob se řídí zákony a je až na zákonem stanovené výjimky podmíněno jejich souhlasem. 2. Technické parametry předávaných dokumentů specifikuje a průběžně aktualizuje správce fondu.