L I S T JAMU
Ročník 2019
částka zpřístupněna 2. ledna 2019
OBSAH:
1. Směrnice o vnitřním kontrolním systému (platnost 2. ledna 2019, účinnost 3. ledna
2019)
LJ č. 1/2019
2
SMĚRNICE
ze dne 2. ledna 2019
o vnitřním kontrolním systému
Rektor vydává na základě čl. 111 Statutu JAMU a § 25 odst. 1 a 2 zákona o finanční kontrole
tuto směrnici:
ČÁST PRVNÍ
OBECNÁ USTANOVENÍ
Čl. 1
Předmět úpravy
(1) Součástí systému finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s veřejnými
prostředky je finanční kontrola podle § 3 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve
veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších
předpisů.
(2) Finanční kontrolu tvoří
a) systém finanční kontroly vykonávané kontrolními orgány podle § 7 až 11 zákona o
finanční kontrole,
b) systém finanční kontroly vykonávané podle mezinárodních smluv podle § 24 zákona o
finanční kontrole,
c) vnitřní kontrolní systém v orgánech veřejné správy podle § 25 až 31 zákona o finanční
kontrole.
(3) Tato směrnice vymezuje uspořádání a rozsah finanční kontroly vykonávané uvnitř
JAMU (dále jen „vnitřní kontrolní systém“) jako orgánu veřejné správy.
Čl. 2
Právní úprava
Vnitřní kontrolní systém je upraven zejména zákonem o finanční kontrole a jej
provádějící vyhláškou1)
.
Čl. 3
Vymezení některých pojmů
Pro účely této směrnice se rozumí
a) veřejnými financemi veřejné příjmy a veřejné výdaje,
b) veřejnými prostředky veřejné finance, věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty
patřící JAMU,
c) veřejnými příjmy příjmy JAMU,
1)
vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a
o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění zákona č. 309/2002 Sb., zákona č.
320/2002 Sb. a zákona č. 123/2003 Sb., ve znění vyhlášky č. 274/2018 Sb.
LJ č. 1/2019
3
d) veřejnými výdaji výdaje vynaložené z peněžních fondů JAMU a z jiných prostředků ze
zahraničí poskytnutých na základě mezinárodních smluv nebo poskytnutých k plnění
úkolů veřejné správy,
e) veřejnou finanční podporou dotace, příspěvky, návratné finanční výpomoci a další
prostředky poskytnuté z rozpočtu JAMU,
f) poskytovatelem veřejné finanční podpory JAMU, je-li podle zvláštních právních předpisů
oprávněna tuto podporu poskytovat,
g) operací finanční nebo majetková operace,
h) správností operace její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi
její hospodárností, účelností a efektivností,
i) hospodárností takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co
nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných
úkolů,
j) efektivností takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného
rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků
vynaložených na jejich plnění,
k) účelností takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů
při plnění stanovených úkolů,
l) vedoucím zaměstnancem2)
zaměstnanci, kteří jsou na jednotlivých stupních řízení JAMU
oprávněni stanovit a ukládat podřízeným zaměstnancům pracovní úkoly, organizovat,
řídit a kontrolovat jejich práci a dávat jim k tomu účelu závazné pokyny.
Čl. 4
Vnitřní kontrolní systém
Vnitřní kontrolní systém zahrnuje
a) finanční kontrolu zajišťovanou odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást
vnitřního řízení JAMU při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném
sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a
následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a
správnosti hospodaření (dále jen "řídící kontrola"),
b) organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti
a účinnosti řídící kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací, (dále jen
"interní audit").
Čl. 5
Hlavní cíle finanční kontroly
(1) Hlavními cíli finanční kontroly je prověřovat
a) dodržování právních předpisů a opatření přijatých JAMU v mezích těchto předpisů při
hospodaření s veřejnými prostředky k zajištění stanovených úkolů,
b) zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným
nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným,
neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností,
c) včasné a spolehlivé informování rektora a děkana o nakládání s veřejnými prostředky, o
prováděných operacích, o jejich průkazném účetním zpracování za účelem účinného
usměrňování činnosti JAMU v souladu se stanovenými úkoly,
2)
§ 11 zákoníku práce
LJ č. 1/2019
4
d) hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy.
(2) Pokud nejsou kritéria pro hodnocení hledisek uvedených v odstavci 1 písm. d)
stanovena právními předpisy, technickými nebo jinými normami, musí být předem stanovena
rektorem nebo děkanem, a to na základě objektivně zjištěných skutečností.
Čl. 6
Organizační zajištění finanční kontroly
(1) Odpovědnost za organizování, řízení a zajištění přiměřenosti a účinnosti finanční
kontroly mají rektor a děkan v rámci své řídící pravomoci.
(2) Při zavádění a řízení finanční kontroly vycházejí rektor a děkan z mezinárodně
uznávaných standardů, přičemž jsou povinni zejména
a) organizovat finanční kontrolu tak, aby byla zajištěna přiměřená jistota, že tato kontrola
podává včasné a spolehlivé informace o hospodaření, které jsou podkladem pro zajištění
účinného řízení výkonu veřejné správy při plnění schválených záměrů a cílů,
b) dbát, aby finanční kontrolu vykonávali zaměstnanci s kvalifikačními předpoklady, kteří
jsou zároveň bezúhonní a u nichž nehrozí střet zájmů podle zvláštních právních předpisů;
za bezúhonného se považuje zaměstnanec, který nebyl pravomocně odsouzen pro
úmyslný trestný čin, pro nedbalostní trestný čin majetkové povahy nebo trestný čin
související s výkonem veřejné správy, pokud odsouzení nebylo zahlazeno nebo pokud se
podle zvláštního právního předpisu na pachatele nehledí, jakoby nebyl odsouzen,
c) zajistit, aby byly vyloučeny nežádoucí zásahy směřující k ovlivnění zaměstnanců
vykonávajících finanční kontrolu; zaměstnanci nesmí být vydán pokyn, který by ohrozil
nebo znemožnil objektivní výkon finanční kontroly; pokud byl takový pokyn vydán,
zaměstnanec se jím nesmí řídit,
d) určit konkrétní cíle finanční kontroly podle charakteru zajišťovaných úkolů veřejné
správy a v souladu s jejími hlavními cíli,
e) sledovat a vyhodnocovat výsledky finanční kontroly a při zjištění nedostatků neprodleně
přijímat konkrétní opatření k nápravě, jakož i systémová opatření, která mají za cíl
předcházet a včas odhalovat nesprávné operace a jejich příčiny.
Čl. 7
Kontrolní metody a kontrolní postupy
(1) Při výkonu finanční kontroly se používají zejména tyto kontrolní metody
a) zjištění skutečného stavu hospodaření s veřejnými prostředky a jeho porovnání s
příslušnou dokumentací,
b) sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky,
c) šetření a ověřování skutečností týkajících se operací,
d) kontrolní výpočty,
e) analýza údajů ve finančních výkazech nebo jiných informačních systémech a
vyhodnocení jejich vzájemných vztahů.
(2) Při výkonu finanční kontroly se uplatňují zejména tyto kontrolní postupy:
a) schvalovací postupy, které zajišťují prověření podkladů připravovaných operací a které
tyto operace v případech zjištění nedostatků pozastaví až do doby jejich odstranění,
LJ č. 1/2019
5
b) operační postupy, které zajišťují úplný a přesný průběh operací až do jejich konečného
vypořádání a vyúčtování a které zahrnují i kontrolní techniky při prověřování jejich
dokumentace a sestavování účetních, jiných finančních a statistických výkazů, hlášení a
zpráv,
c) hodnotící postupy, které zajišťují posouzení údajů o provedených operacích ukládaných v
zavedených informačních systémech a obsažených v účetních, jiných finančních a
statistických výkazech, hlášeních a zprávách, dále jejich porovnání se schválenými
rozpočty a vyhodnocení jejich důsledků na celkové hospodaření,
d) revizní postupy, které zajišťují prověření správnosti vybraných operací, jakož i revizní
postupy k funkčně a organizačně nezávislému vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti
finančních kontrol zavedených v rámci systému řízení.
(3) Kontrolní metody a kontrolní postupy zahrnují i auditní metody a auditní postupy
podle a k naplnění požadavků přímo použitelných předpisů Evropských společenství.
(4) Bližší podrobnosti o kontrolních metodách a kontrolních postupech stanoví
prováděcí vyhláška1)
k zákonu o finanční kontrole.
ČÁST DRUHÁ
FINANČNÍ KONTROLA
Hlava I
Zavedení, udržování a prověřování účinnost vnitřního kontrolního systému
Čl. 8
Povinnosti rektora a děkana
(1) Rektor a děkan jsou v rámci své odpovědnosti povinni na JAMU zavést a udržovat
vnitřní kontrolní systém, který
a) vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy,
b) je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a
jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů JAMU,
c) zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu
závažných nedostatků a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě,
d) nejméně jednou ročně zajistí prověření účinnosti vnitřního kontrolního systému, který
zahrnuje všechny kontrolní činnosti v rámci vnitřního provozního a finančního řízení
JAMU.
(2) Ke splnění povinností podle odstavce 1 rektor a děkan vymezí v souladu s čl. 6
postavení a působnost organizačních útvarů, vedoucích a ostatních zaměstnanců tak, aby
zajistil fungování řídící kontroly a interního auditu. K tomu zejména
a) stanoví rozsah odpovídajících pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních
zaměstnanců při nakládání s veřejnými prostředky, včetně úplného a přesného vymezení
povinností ve vztahu k jimi plněným úkolům,
b) zajistí oddělení pravomocí a odpovědností při přípravě, schvalování, provádění a kontrole
operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků,
platbám a vymáhání pohledávek,
c) zajistí, aby o všech operacích a kontrolách byl proveden záznam a vedena příslušná
dokumentace,
d) přijme veškerá nezbytná opatření k ochraně veřejných prostředků,
LJ č. 1/2019
6
e) zajistí hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků v souladu se
zásadami spolehlivého řízení uvedenými v odstavci 1,
f) sleduje a zajišťuje plnění rozhodujících úkolů JAMU k dosažení schválených záměrů a
cílů.
Čl. 9
Povinnosti ostatních vedoucích zaměstnanců
Všichni vedoucí zaměstnanci JAMU jsou v rámci vymezených povinností, pravomocí a
odpovědností povinni zajistit fungování vnitřního kontrolního systému. Současně jsou povinni
podávat rektorovi a děkanovi včasné a spolehlivé informace o výsledcích dosahovaných při
plnění stanovených úkolů, o vzniku významných rizik, o závažných nedostatcích v činnosti
JAMU a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě.
Čl. 10
Příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní
(1) Uvnitř JAMU zajišťují finanční kontrolu
a) rektor, děkan nebo vedoucí zaměstnanci jimi pověření k nakládání s veřejnými
prostředky JAMU jako příkazci operací,
b) kvestor, tajemník nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu rektorem nebo děkanem jako
správce rozpočtu,
c) vedoucí Ekonomického oddělení rektorátu nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu
rektorem jako hlavní účetní.
(2) Sloučení funkcí podle odstavce 1 je nepřípustné, není-li dále stanoveno jinak.
(3) Sloučení funkcí správce rozpočtu a hlavního účetního je možné na základě
rozhodnutí rektora v případech, kdy je to odůvodněno malou pravděpodobností výskytu
nepřiměřených rizik pro hospodaření s veřejnými prostředky, zejména v návaznosti na povahu
činnosti JAMU, stanovené úkoly, stupeň obtížnosti finančního řízení, strukturu a počet
zaměstnanců. Vykonává-li funkci správce rozpočtu a hlavního účetního jediný zaměstnanec,
zajistí schvalovací postupy správce rozpočtu i hlavního účetního za předpokladu dodržení
jejich návaznosti.
Čl. 11
Přehled o pověřeních
(1) Rektor nebo děkan bezodkladně písemně sdělí Ekonomickému oddělení rektorátu
informaci o pověření zaměstnanců zajištěním finanční kontroly jako příkazců operací, správců
rozpočtů nebo hlavní účetní, změnách nebo zrušení takového pověření; součástí sdělení je
podpisový vzor pověřeného zaměstnance.
(2) Ekonomické oddělení na základě sdělení od rektora a děkana vede přehled o pověření
zaměstnanců zajištěním finanční kontroly jako příkazců operací, správců rozpočtů nebo
hlavní účetní (dále jen „přehled o pověřeních“). Rektor nebo děkan nejpozději do 7 dnů od
výzvy vedoucího Ekonomického oddělení potvrdí správnost a úplnost přehledu o pověřeních.
LJ č. 1/2019
7
Čl. 12
Závažná zjištění
(1) Za závažné zjištění se považuje
a) zjištění, na jehož základě kontrolní orgán oznámil podle zvláštního právního předpisu
státnímu zástupci nebo policejním orgánům skutečnosti nasvědčující tomu, že byl
spáchán trestný čin,
b) zjištění neoprávněného použití, zadržení, ztráty nebo poškození veřejných prostředků v
hodnotě přesahující 300 000 Kč.
(2) V případech závažných zjištění3)
rektor informuje Ministerstvo financí nejpozději do
1 měsíce od ukončení finanční kontroly.
Hlava II
Řídící kontrola
Díl 1
Předběžná kontrola
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Čl. 13
Zajištění
Uvnitř JAMU zajišťují předběžnou kontrolu plánovaných a připravovaných operací
příkazci operací, správci rozpočtu a hlavní účetní.
Čl. 14
Zaměření
Osoby zajišťující předběžnou kontrolu prověřují podklady předložené pro připravované
operace před jejich uskutečněním. Tato kontrola se soustřeďuje především do období před
přijetím rozhodnutí nebo uzavřením smlouvy, která zavazují JAMU k veřejným výdajům
nebo jiným plněním majetkové povahy, a je zaměřena zejména na prověřování skutečností,
které jsou rozhodné pro vynakládání těchto výdajů nebo pro jiná plnění.
Čl. 15
Výkon
(1) Pro výkon předběžné kontroly se použijí zejména schvalovací postupy.
(2) Schvalovacími postupy řídící kontroly vykonávanými v působnosti příkazce operace,
správce rozpočtu a hlavního účetního se zajistí předběžná kontrola operace
3)
§ 22 odst. 6 zákona
LJ č. 1/2019
8
a) před právním jednáním JAMU, kterým vzniká nárok JAMU na veřejný příjem nebo jiné
plnění (dále jen "nárok"), anebo závazek JAMU k veřejnému výdaji nebo jinému plnění
(dále jen "závazek"),
b) po vzniku nároku nebo závazku.
Oddíl 2
Kontrola veřejných příjmů
Pododdíl 1
Kontrola před vznikem nároku
Čl. 16
(1) Předběžnou kontrolu při správě veřejných příjmů před vznikem nároku JAMU zajistí
ve své působnosti příkazce operace.
(2) Schvalovacím postupem příkazce operace se prověří
a) soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli JAMU,
b) správnost operace zejména ve vztahu k
1. dodržení právních předpisů a opatření přijatých orgány veřejné správy v mezích
těchto právních předpisů,
2. dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné
správy,
c) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných
rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout,
d) doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.
Pododdíl 2
Kontrola po vzniku nároku
Čl. 17
Zajištění
Předběžnou kontrolu při správě veřejných příjmů po vzniku nároku JAMU zajistí ve své
působnosti příkazce operace a hlavní účetní.
Čl. 18
Postup příkazce operace
(1) Schvalovacím postupem příkazce operace se prověří správnost určení dlužníka, výše
a splatnost vzniklého nároku JAMU.
(2) Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřejných příjmů opatřený svým podpisem
a předá jej s doklady o nároku JAMU hlavnímu účetnímu k přijetí konkrétního příjmu nebo k
zajištění vymáhání pohledávky.
Čl. 19
Postup hlavního účetního
(1) Schvalovacím postupem hlavního účetního se prověří
LJ č. 1/2019
9
a) soulad podpisu příkazce operace v pokynu k plnění veřejných příjmů s podpisem
uvedeným v podpisovém vzoru,
b) správnost určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku JAMU s údaji ve vydaném
pokynu k plnění veřejných příjmů,
c) jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních
právních předpisů pro vedení účetnictví, souvisejících účetních rizik, které se při jejím
uskutečňování mohou vyskytnout včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení
nebo zmírnění.
(2) Shledá-li hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup
a oznámí své zjištění písemně příkazci s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o
oprávněnosti svého postupu.
(3) Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, předá pokyn k plnění veřejných příjmů
potvrzený svým podpisem k zajištění výběru konkrétního příjmu ve výši splatného nároku;
plnění může být jednorázové ve výši celkové částky, nebo rozložené do několika dílčích
plnění.
Oddíl 3
Kontrola výdajů
Pododdíl 1
Kontrola před vznikem závazku
Čl. 20
Zajištění
Předběžnou kontrolu při řízení veřejných výdajů před vznikem závazku JAMU zajistí ve
své působnosti příkazce operace a správce rozpočtu.
Čl. 21
Postup příkazce operace
(1) Schvalovacím postupem příkazce operace se prověří
a) nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů a schválených záměrů a
cílů JAMU,
b) správnost operace zejména ve vztahu k dodržení
1. právních předpisů a opatření přijatých orgány veřejné správy v mezích těchto
právních předpisů,
2. kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy,
3. postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek,
c) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných
rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout,
d) doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.
(2) Je-li kontrolní postup podle odstavce 1 ukončen, příkazce operace potvrdí svým
podpisem písemný podklad k přípravě závazku a předá jej k předběžné kontrole správci
rozpočtu.
LJ č. 1/2019
10
Čl. 22
Postup správce rozpočtu
(1) Schvalovacím postupem správce rozpočtu se prověří, zda připravovaná operace
a) byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění k tomuto úkonu, a zda jeho
podpis na podkladu k připravované operaci souhlasí s podpisem uvedeným v podpisovém
vzoru,
b) je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, programy, projekty, uzavřenými
smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky, zejména pak
s rozhodnutími ministerstev o poskytnutí příspěvku či dotace,
c) odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy pro financování činnosti
JAMU,
d) byla prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky, která se při jejím uskutečňování
mohou vyskytnout, zejména v souvislosti s dopadem uskutečnění operace na zdroje
financování činnosti JAMU použitelné v příslušném rozpočtovém období a s potřebou
zajištění zdrojů pro financování činnosti JAMU v navazujícím rozpočtovém období, a
zda byla stanovena opatření k vyloučení nebo zmírnění těchto rizik.
(2) Shledá-li správce rozpočtu při předběžné kontrole připravované operace nedostatky,
přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace s uvedením důvodů
a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu.
(3) Pokud pro připravovanou operaci správce rozpočtu stanoví v souladu s právním
předpisem nebo opatřeními orgánů veřejné správy přijatými v mezích tohoto právního
předpisu omezující podmínky, uvede je písemně.
(4) Neshledá-li správce rozpočtu nedostatky, vrátí svým podpisem potvrzený podklad k
připravované operaci příkazci.
Čl. 23
Individuální příslib
Podpis správce rozpočtu, případně s připojenými písemnými omezujícími podmínkami je
pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí připravovaného
závazku v navržené výši a o předpokládaném termínu jeho plnění konkrétnímu věřiteli (dále
jen "individuální příslib").
Čl. 24
Limitovaný příslib
(1) Je-li to účelné k zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné
činnosti JAMU, které je nutné zabezpečovat operativně, příkazce operace může předložit
správci rozpočtu návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím
souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa.
(2) Podpis správce rozpočtu na návrhu příkazce operace podle odstavce 1 je pro účely
finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků
v jím stanoveném limitu veřejných výdajů a určeném období (dále jen "limitovaný příslib").
LJ č. 1/2019
11
(3) Správce rozpočtu předá limitovaný příslib příkazci operace a jeho kopii současně
předá hlavnímu účetnímu.
Čl. 25
Porucha kontroly
Nebyly-li odstraněny nedostatky oznámené správcem rozpočtu nebo vyřešeny omezující
podmínky správce rozpočtu, je právní jednání, případně vzniklý závazek JAMU proveden bez
předběžné kontroly (§ 26 odst. 5 zákona o finanční kontrole).
Pododdíl 2
Kontrola po vniku závazku
Čl. 26
Zajištění
Předběžnou kontrolu při řízení veřejných výdajů po vzniku závazku JAMU zajistí ve své
působnosti příkazce operace a hlavní účetní.
Čl. 27
Postup příkazce operace
(1) Schvalovacím postupem příkazce operace se prověří
a) správnost určení věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku JAMU,
b) soulad výše závazku s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem.
(2) Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřejných výdajů opatřený svým podpisem a
předá jej s doklady o závazku JAMU hlavnímu účetnímu k zajištění platby. Na pokynu označí
rovněž, zda se jedná o individuální příslib nebo limitovaný příslib.
Čl. 28
Postup hlavního účetního
(1) Schvalovacím postupem hlavního účetního se prověří
a) soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v
podpisovém vzoru,
b) soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku JAMU s údaji ve vydaném
pokynu k zajištění platby, kterou je JAMU povinna zaplatit věřiteli,
c) podle označení na pokynu, zda se jedná o operaci s individuálním příslibem nebo
limitovaným příslibem,
d) soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s limitovaným příslibem pro určené a
stanovené období,
e) jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních
právních předpisů pro vedení účetnictví JAMU, souvisejících účetních rizik, které se
mohou vyskytnout zejména v souvislosti se zapojením cizích zdrojů, zálohami,
hospodařením s fondy a přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.
LJ č. 1/2019
12
(2) Shledá-li hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup
a oznámí své zjištění písemně příkazci operace, u operací v rámci limitovaného příslibu též
správci rozpočtu, s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého
postupu.
(3) Zjistí-li hlavní účetní při předběžné kontrole, že při přípravě operace nebyla vykonána
předběžná kontrola správcem rozpočtu, oznámí to písemně rektorovi nebo děkanovi, který
příjme opatření k prověření této nekontrolované operace a k zabezpečení řádného výkonu
předběžné kontroly (§ 26 odst. 5 zákona).
(4) Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, předá příkaz k platbě potvrzený svým podpisem
k zajištění platby ve výši splatného závazku; platba může být jednorázová ve výši celkové
dlužné částky, nebo rozložená do několika dílčích plateb.
Čl. 29
Porucha kontroly
Nebyly-li odstraněny nedostatky shledané či zjištěné hlavním účetním, je platba
uskutečněna bez předběžné kontroly (§ 26 odst. 5 zákona).
Oddíl 4
Oznamování nedostatků
Čl. 30
Zjistí-li správce rozpočtu nebo hlavní účetní, že operace byla provedena bez předběžné
kontroly, oznámí své zjištění písemně rektorovi nebo rektorovi a děkanovi. Ten je povinen
přijmout opatření k prověření této nekontrolované operace a opatření k zabezpečení řádného
výkonu předběžné kontroly.
Díl 2
Průběžná a následná kontrola
Čl. 31
Zajištění
Uvnitř JAMU zajišťují průběžnou a následnou kontrolu rektor a děkani prostřednictvím
vedoucích zaměstnanců organizačních útvarů nebo k tomu pověřených zaměstnanců, kteří
zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky.
Čl. 32
Zaměření
(1) Osoby zajišťující průběžnou kontrolu prověřují zejména, zda JAMU
a) dodržuje stanovené podmínky a postupy při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování
schválených operací,
b) přizpůsobuje uskutečňování operací při změnách ekonomických, právních, provozních a
jiných podmínek novým rizikům,
LJ č. 1/2019
13
c) provádí včas a přesně zápisy o uskutečňovaných operacích v zavedených evidencích a
automatizovaných informačních systémech, a zda zajišťuje včasnou přípravu
stanovených finančních, účetních a jiných výkazů, hlášení a zpráv.
(2) Osoby zajišťující následnou kontrolu zkoumají a vyhodnocují u vybraného vzorku
operací zejména, zda
a) údaje o hospodaření s veřejnými prostředky věrně zobrazují zdroje, stav a pohyb
veřejných prostředků, a zda tyto údaje odpovídají skutečnostem rozhodným pro
uskutečnění veřejných příjmů, výdajů a nakládání s veřejnými prostředky,
b) přezkoumávané operace jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty,
programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími přijatými v rámci
řízení a splňují kritéria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti,
c) opatření přijatá JAMU včetně opatření k odstranění, zmírnění nebo předcházení rizik jsou
plněna.
Čl. 33
Výkon
Pro výkon průběžné a následné kontroly se použijí zejména postupy operační, hodnotící a
revizní.
Čl. 34
Oznamování nedostatků
Zjistí-li osoby zajišťující výkon průběžné a následné kontroly, že s veřejnými prostředky
je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy,
oznámí své zjištění písemně rektorovi nebo rektorovi a děkanovi, který je povinen přijmout
opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu této
kontroly.
ČÁST TŘETÍ
INTERNÍ AUDIT
Čl. 35
Vymezení interního auditu
(1) Interní audit je nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a
vnitřního kontrolního systému JAMU, které zjišťuje, zda
a) právní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy jsou v činnosti JAMU dodržovány,
b) rizika vztahující se k činnosti JAMU jsou včas rozpoznávána, a zda jsou přijímána
odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění,
c) řídící kontroly poskytují rektorovi a děkanovi spolehlivé a včasné provozní, finanční a
jiné informace,
d) provozní a finanční kritéria podle § 4 zákona o finanční kontrole jsou plněna,
e) zavedený vnitřní kontrolní systém je dostatečně účinný, reaguje včas na změny
ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek,
f) dosažené výsledky při plnění rozhodujících úkolů JAMU poskytují dostatečné ujištění, že
schválené záměry a cíle budou splněny.
LJ č. 1/2019
14
(2) Interní audit zahrnuje zejména
a) finanční audity, které ověřují, zda údaje vykázané ve finančních, účetních a jiných
výkazech věrně zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním,
b) audity systémů, které prověřují a hodnotí systémy zajištění příjmů JAMU, včetně
vymáhání pohledávek, financování jeho činnosti a zajištění správy veřejných prostředků,
c) audity výkonu, které zkoumají výběrovým způsobem hospodárnost, efektivnost a
účelnost operací i přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému.
(3) Fázemi interního auditu jsou příprava, provedení, zpracování výsledků, vypracování
písemné zprávy a její předložení rektorovi, přijetí a uskutečnění opatření k nápravě zjištěných
nedostatků a doporučení interního auditu.
Čl. 36
Interní auditor
(1) Uvnitř JAMU zajišťuje interní audit k tomu zvlášť pověřený zaměstnanec přímo
podřízený rektorovi, funkčně nezávislý a organizačně oddělený od řídících výkonných
struktur (dále jen "interní auditor"). Interního auditora odvolává rektor.
(2) Interního auditora nelze pověřovat úkoly, které jsou v rozporu s nezávislým plněním
jemu stanovených úkolů.
Čl. 37
Doporučení a konzultace
Na základě svých zjištění předkládá interní auditor rektorovi doporučení ke
zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo ke zmírnění rizik a
k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků. Současně interní auditor zajišťuje na
JAMU konzultační činnost.
Čl. 38
Plánování interního auditu
(1) Interní audit se na JAMU vykonává v souladu se střednědobým plánem a ročními
plány jednotlivých auditů, přičemž
a) střednědobý plán stanoví priority a odráží potřeby JAMU z hlediska dosavadních
výsledků její činnosti a předpokládaných záměrů a cílů na víceleté období,
b) roční plán upřesňuje na základě střednědobého plánu rozsah, věcné zaměření a typ
auditů, jejich cíle, časové rozvržení a personální zajištění. Dále obsahuje zejména
odbornou přípravu interního auditora, úkoly v metodické a konzultační činnosti.
(2) Plány interního auditu zpracovává interní auditor na základě objektivního hodnocení
rizik, která vyplývají ze stanovených úkolů JAMU, s přihlédnutím k výsledkům
veřejnosprávní a jiné kontroly uskutečněné u JAMU a ke zjištěním vnitřního kontrolního
systému. Interní auditor projednává přípravu plánů s rektorem, který tyto plány schvaluje.
Přitom bere v úvahu jeho doporučení.
(3) Ve zvláště odůvodněných případech může interní auditor na vyžádání rektora nebo
děkana operativně zařadit výkon konkrétního auditu mimo schválený roční plán.
LJ č. 1/2019
15
Čl. 39
Pověření k provedení interního auditu
(1) Rektor písemně pověří interního auditora provedením interního auditu v souladu
s ročním plánem interního auditu, případně na základě operativně zařazeného interního
auditu.
(2) Všem zaměstnancům JAMU se ukládá poskytnout auditorovi součinnost potřebnou
k provedení interního auditu, jímž byl pověřen.
Čl. 40
Auditorský spis
(1) Auditorský spis zakládá interní auditor ke každému internímu auditu, jehož
provedením byl pověřen.
(2) Auditorský spis obsahuje dokumenty dokládající činnosti a zjištění ze všech fází
interního auditu.
Čl. 41
Zahájení interního auditu
(1) Interní auditor předem písemně oznámí vedoucímu zaměstnanci odpovědnému za
auditovanou činnost a vedoucímu příslušné součásti, kdy a jaký interní audit bude zahájen.
(2) Pokud by předchozím oznámením interního auditu mohl být zmařen jeho cíl, zahájí se
interní audit bez předchozího oznámení.
Čl. 42
Průběh interního auditu
(1) Při výkonu interního auditu interní auditor získává, ověřuje, analyzuje, vyhodnocuje a
zaznamenává informace a shromažďuje podklady, na jejichž základě vypracovává písemnou
zprávu o zjištěních z provedeného interního auditu.
(2) Interní auditor projednává průběžně svá zjištění s vedoucím zaměstnancem
odpovědným za auditovanou činnost.
Čl. 43
Podávání zpráv o dílčích zjištěních
(1) Interní auditor předává písemné zprávy o svých zjištěních z provedených auditů bez
zbytečného odkladu rektorovi s doporučením k přijetí opatření podle § 28 odst. 3 zákona o
finanční kontrole; přílohou zprávy je vyjádření vedoucího zaměstnance odpovědného za
auditovanou činnost a vedoucího příslušné součásti.
LJ č. 1/2019
16
(2) Zjistí-li interního auditor, že na základě oznámení řídící kontroly nebo na základě
jeho vlastního návrhu nebyla přijata příslušná opatření, je povinen na toto zjištění písemně
upozornit rektora.
Čl. 44
Podávání ročních zpráv
(1) Výsledky interního auditu jsou souhrnně uváděny v roční zprávě předkládané
rektorovi, která zejména
a) hodnotí obecnou kvalitu vnitřního kontrolního systému,
b) analyzuje výskyt závažných nedostatků, které nepříznivě ovlivnily činnost JAMU, včetně
nedostatků ve fungování vnitřního kontrolního systému, a které byly důvodem snížení
finanční výkonnosti v činnosti JAMU,
c) uvádí zjištění o skutečnostech, které by mohly způsobit neúplnost nebo neprůkaznost
účetnictví,
d) předkládá doporučení ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti JAMU a jeho
vnitřního kontrolního systému.
(2) Na základě doporučení interního auditora, uvedených v roční zprávě, přijímá rektor
odpovídající opatření.
(3) Roční zpráva a přijatá opatření podle odstavce 2 jsou podkladem pro vypracování
roční zprávy JAMU podle § 22 zákona o finanční kontrole, která zahrnuje údaje a informace o
výsledcích finanční kontroly na JAMU.
ČÁST ČTVRTÁ
USTANOVENÍ PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ
Čl. 45
Přechodné ustanovení
Pověření zaměstnanců zajištěním finanční kontroly jako příkazců operací, správců
rozpočtů nebo hlavní účetní podle směrnice o vnitřním kontrolním systému JAMU ze dne
5. prosince 2005 ve znění pozdějších změn pozbývají účinnosti dnem 31. ledna 2019.
Čl. 46
Účinnost
Tato směrnice nabývá účinnosti dnem následujícím po jejím vyhlášení v Listu JAMU.
prof. Mgr. Petr Oslzlý
rektor
LJ č. 1/2019
17
Obsah
ČÁST PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ
Čl. 1 Předmět úpravy
Čl. 2 Právní úprava
Čl. 3 Vymezení některých pojmů
Čl. 4 Vnitřní kontrolní systém
Čl. 5 Hlavní cíle finanční kontroly
Čl. 6 Organizační zajištění finanční kontroly
Čl. 7 Kontrolní metody a kontrolní postupy
ČÁST DRUHÁ FINANČNÍ KONTROLA
Hlava I Zavedení, udržování a prověřování účinnost vnitřního
kontrolního systému
Čl. 8 Povinnosti rektora a děkana
Čl. 9 Povinnosti ostatních vedoucích zaměstnanců
Čl. 10 Příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní
Čl. 11 Přehled o pověřeních
Čl. 12 Závažná zjištění
Hlava II Řídící kontrola
Díl 1 Předběžná kontrola
Oddíl 1 Obecná ustanovení
Čl. 13 Zajištění
Čl. 14 Zaměření
Čl. 15 Výkon
Oddíl 2 Kontrola veřejných příjmů
Pododdíl 1 Kontrola před vznikem nároku
Čl. 16
Pododdíl 2 Kontrola po vzniku nároku
Čl. 17 Zajištění
Čl. 18 Postup příkazce operace
Čl. 19 Postup hlavního účetního
Oddíl 3 Kontrola výdajů
Pododdíl 1 Kontrola před vznikem závazku
Čl. 20 Zajištění
Čl. 21 Postup příkazce operace
Čl. 22 Postup správce rozpočtu
Čl. 23 Individuální příslib
Čl. 24 Limitovaný příslib
Čl. 25 Porucha kontroly
Pododdíl 2 Kontrola po vniku závazku
Čl. 26 Zajištění
Čl. 27 Postup příkazce operace
Čl. 28 Postup hlavního účetního
Čl. 29 Porucha kontroly
Oddíl 4 Oznamování nedostatků
Čl. 30
Díl 2 Průběžná a následná kontrola
Čl. 31 Zajištění
Čl. 32 Zaměření
LJ č. 1/2019
18
Čl. 33 Výkon
Čl. 34 Oznamování nedostatků
ČÁST TŘETÍ INTERNÍ AUDIT
Čl. 35 Vymezení interního auditu
Čl. 36 Interní auditor
Čl. 37 Doporučení a konzultace
Čl. 38 Plánování interního auditu
Čl. 39 Pověření k provedení interního auditu
Čl. 40 Auditorský spis
Čl. 41 Zahájení interního auditu
Čl. 42 Průběh interního auditu
Čl. 43 Podávání zpráv o dílčích zjištěních
Čl. 44 Podávání ročních zpráv
ČÁST ČTVRTÁ USTANOVENÍ PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ
Čl. 45 Přechodné ustanovení
Čl. 46 Účinnost