Č. j. MSMT-11452/2018-5 VYSOKÁ ŠKOLA: JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ Rozvojový projekt na rok 2019 Formulář pro závěrečnou zprávu Program: Centralizovaný rozvojový program pro veřejné vysoké školy pro rok 2019 Tematické zaměření: c) elektronizace správní agendy vysoké školy (včetně přijímacího řízení a dokladů o průběžných i celkových výsledcích studia) h) plnění požadavků stanovených obecně závaznými právními předpisy nebo pokyny orgánů státní správy upravujících vnitřní organizaci a systémy vysokých škol Název projektu: Pokročilá elektronizace studijních a správních agend v prostředí vysokých škol se zřetelem k nové národní i evropské legislativě Období řešení projektu: Od: 1.1.2019 Do: 31.12.2019 Dotace (v tis. Kč) Celkem: V tom běžné finanční prostředky: V tom kapitálové finanční prostředky: Požadavek 300 300 0 Čerpáno 300 300 0 ZÁKLADNÍ INFORMACE Hlavní řešitel Kontaktní osoba Jméno: Ing. Jan Búřil • Ing. Jan Búřil Podpis: Fakulta/Součást Janáčkova apdemie múzických umění v Brně Janáčkova akademie múzických umění v Brně Adresa/Web: Beethovenova 2, 662 15, Brno, www.iamu.cz Beethovenova 2, 662 15, Brno, www.iamu.cz Telefon: +420 542 591 122 +420 542 591 122 E-mail: buril(5)iamu.cz buriiPiamu.cz Jméno rektora: prof. Mgr. Petr Oslzlý ~7<^ t ' & Podpis: Datum: Razítko školy: (í 1 Č. j. MSMT-11452/2018-5 ZPRÁVA 0 PRŮBĚHU ŘEŠENÍ PROJEKTU Cíle projektu Uveďte předem stanovené cíle a u každého z nich uveďte, do jaké míry byl splněn, případně důvod, proč splněn nebyl. Cíl 1: Elektronizace studijních a souvisejících agend v informačních systémech škol a elektronické podepisování studijních dokumentů v různých fázích studia; příprava či realizace předávání do registrů ze správních agend a návrhy formátů dat. V rámci změny struktury studia, tj. zrušení oborů a přechodu na programy, byla z technického pohledu řešena implementace studií dle požadavků NAÚ a novely VŠ zákona otázka elektronické evidence studijních plánů a struktury povinných, povinně volitelných a volitelných předmětů, evidence a zpracování kreditových hodnot v systému. Vyhodnocování podmínek týkající se složení studijních plánů, evidence obsahových omezení a kontrol pro garanty, pro personální zabezpečení výuky (i s ohledem na délku udělené akreditace nebo na garanci potřebné akademické hodnosti pro danou akreditaci) a pro katalog předmětů s dopady až do tvorby nabídky studia v přijímacím řízení uchazečům. Na základě novely zákona o vysokých školách pro účely akreditací v elektronické podobě povede škola o zaměstnancích též další údaje související s novými akreditacemi (studijních programů, institucionální, habilitačních řízení a řízení ke jmenování profesorem), které bude nutné implementovat a provázat s příslušnými agendami. Jde například o další současná působení v pozici akademického pracovníka na jiných VŠ apod. Technické řešení změn bylo uskutečněno v IS v základních krocích. Cíl byl zcela splněn. Cíl 2: Přístupnost internetových stránek a podpora mobilních zařízení pro studijní a související agendy v informačních systémech škol dle legislativy. Kromě zániku studijních oborů a vzniku programů na základě změn daných novelou vysokoškolského zákona nejde v informačních systémech jen o prosté změny oborů na programy 1:1. Postupná realizace technických změn prostupnosti studia v programech byla na JAMU zahájena. Změny v nové struktuře studia mohou mít dopad i na změny v matrice (Sdružené informace matrik studentů). Proto byly v IS JAMU implementovány základní změny. Cíl byl zcela splněn. Cíl 3: Ochrana osobních údajů ve studijních a souvisejících informačních systémech, revize a nové implementace dle legislativy. Se současnými technickými úpravami vyplývajícími z novely zákona o vysokých školách dochází na změny ve vyhodnocování dat. Základní rozšíření IS JAMU bylo připraveno. Cíl byl zcela splněn. Plnění kontrolovatelných výstupů Uveďte stanovené kontrolovatelné výstupy projektu a do jaké míry byly splněny, případně důvod, proč splněny nebyly. 1 Další postup v propojování jednotlivých IS JAMU se zřetelem na automatizaci datových přenosů mezi nimi. Proběhlo rozhodování o dalším postupu, prioritách a způsobech napojení jednotlivých částí IS JAMU a výsledkem byla dohoda na dalším postupu v následujících oblastech: - Analýza a realizace rozšíření propojení mezi IS JAMU a dalšími systémy, jako jsou ERP SAP a nový centrální web JAMU. - Propojení spisové služby v centrálním systému školy IS s kolejním systémem ISKAM. - Úprava propojení mezi ERP SAP a centrálním systémem školy IS pro zobrazování výplatní pásky zaměstnance vIS. - Úprava propojení mezi centrálním systémem školy IS a systémem Dopravního podniku města Brna pro přenos údajů na vystavení odpovídajících dokladů studentům JAMU. - Doplnění dalších možností nastavení studijních plánů studentů v IS. Splněno. 2 Úprava evidence zahraničních studentů programu ERASMUS v systému IS. Pro evidenci zahraničních studentů programu ERASMUS bude na základě analýzy potřeb integrován další specializovaný modul používaný na MU. Integrace bude v rámci IS. Splněno. 3 Rozšíření Evidence uměleckých výstupů studentů JAMU v systému IS. Tento specializovaný modul Evidence uměleckých výstupů studentů JAMU v systému IS byl upraven na 2 Č. j. MSMT-11452/2018-5 základě zkušeností z rutinního provozu. Splněno. 4 Dokončení elektronizace studijních agend v souvislosti s aktualizací SZŘ - spisová služba. Elektronizace studijních agend byla v podstatě dokončena, dále bylo rozšířeno rutinní využívání Spisové služby IS na další procesy na JAMU. Splněno. 5 Standardizace formátů - předávaných dat z informačních systémů do povinných registrů. Proběhla základní standardizace formátů - předávaných dat z informačních systémů do povinných registrů. Splněno. 6 Nové funkcionality, moduly a upravené aplikace v informačním systému ve smyslu dopadů novely zákona na ochranu osobních údajů. V souladu s novou platnou legislativou, zejména zákonem č. 110/2019, byly revidovány postupy na ochranu osobních údajů v IS. Dopady těchto revizí se projevily ve změně sběru některých souhlasů uživatelů tam, kde to bylo potřeba. Splněno. 7 Dokončení rozšíření propojení IS, SAP, ISKAM (stipendia, obchodní centrum, účetnictví ISKAM - SAP). Bylo provedeno propojení spisové služby v centrálním systému školy IS s kolejním systémem ISKAM. Dále proběhla úprava propojení mezi ERP SAP a centrálním systémem školy IS pro zobrazování vybraných dat v ERP SAP a dokončeno propojení mezi centrálním systémem školy IS a systémem Dopravního podniku města Brna pro přenos údajů na vystavení odpovídajících dokladů studentům JAMU. Splněno. 8 Realizované propojení informačních systémů na systém správy informačního obsahu na novém webu JAMU. Základní zdroj informací nového webu JAMU je IS JAMU v rámci realizovaného propojení obou informačních systémů, dále jsou připraveny základní nástroje k propojení ostatních systémů JAMU. Některá propojení IS a ERP SAP jsou už používána. Splněno. 9 Podpora řešení běžných problémů na JAMU pomocí nápovědy na webu JAMU. Podpora řešení běžných problémů na JAMU je součástí funkcionalit IS JAMU a spolupracujícího nového webu JAMU. Splněno. 10 Účast na společných seminářích pro vyjasnění postupu, problematických okruhů, výkladů legislativy, hledání řešení a s inspirativními příklady na základě předchozího sběru potřeb ze škol. Výměna zkušeností především s důrazem na specifické potřeby uměleckých vysokých škol. Zástupci JAMU se zúčastňovali společných seminářů pro vyjasnění postupu, problematických okruhů, výkladů legislativy, hledání řešení a s inspirativními příklady na základě předchozího sběru potřeb ze škol. Výměna zkušeností především s důrazem na specifické potřeby uměleckých vysokých škol. Splněno. 11 Závěrečné zhodnocení projektu. Byla sestavena Závěrečná zpráva vyhodnocení projektu za rok 2019, dalšího postupu a potřebných navazujících kroků v roce 2020. Splněno. Změny v řešení Pokud došlo v průběhu řešení ke změnám, uveďte je, vysvětlete příčinu, v případě, že jste žádali o jejich povolení MŠMT, uveďte č. j. vyřízení této žádosti. č. Jednotlivé změny (přidejte řádky podle potřeby) Zdůvodnění (případně č. j. vyřízení žádosti na MŠMT) 1 - - Přehled o pokračujícím projektu Pokud se jedná o pokračující projekt, uveďte, od kdy se realizuje a kolik finančních prostředků již bylo vyčerpáno. V případě, že je plánováno pokračování projektu v dalších letech, uveďte výhled do budoucna. Rok realizace Čerpání finančních prostředků (souhrnný údaj) Poznámka (případně výhled do budoucna) - - - Poznámka: V případě, že potřebujete sdělit další doplňující informace, uveďte je v příloze. 3 Č. j. MSMT-11452/2018-5 Specifikace čerpání finanční dotace na řešení projektu (vyplnit za celý projekt) Přidělená dotace na řešení projektu -ukazatel 1 (v tis. Kč) Čerpání dotace {v tis. Kč) 1. Kapitálové finanční prostředky celkem 0 0 1.1 Dlouhodobý nehmotný majetek (SW, licence) 0 0 1.2 Samostatné věci movité (stroje, zařízení) 0 0 1.3 Ostatní technické zhodnocení 0 0 2. Běžné finanční prostředky celkem 300 300 Osobní náklady: 2.1 Mzdy (včetně pohyblivých složek) 100 100 2.2 Ostatní osobní náklady (odměny z dohod o pracovní činnosti, dohod o provedení práce, popř. i některé odměny hrazené na základě nepojmenovaných smluv uzavřených podle zákona § 1746 odst. 2 č. 89/2012 Sb., občanský zákoník) 0 0 2.3 , Odvody pojistného na veřejné zdravotní pojištění a pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a příděly do sociálního fondu 34 34 Ostatní: 2.4 Materiální náklady (včetně drobného majetku) 0 0 2.5 ' Služby a náklady nevýrobní 166 166 2.6 11 Cestovní náhrady 0 0 2.7 Stipendia 0 0 3. Celkem běžné a kapitálové finanční prostředky 300 300 4 Č. j. MSMT-11452/2018-5 Bližší zdůvodnění čerpání v jednotlivých položkách (přidejte řádky podle potřeby) Číslo položky (viz předchozí tab.) Název výdaje a jeho zdůvodnění Částka (v tis. Kč) 2.1 Uvedená částka byla vyplacena formou odměn pracovníkům zajišťujícím práci s dokumenty ve spisové službě, ke konzultantské činnosti při přípravě analytických podkladů. Uvedené činnosti nemají přímo v pracovní náplni. 100 2.3 Odvody pojistného na veřejné zdravotní pojištění a pojistného na sociální zabezpečenia příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a příděly do sociálního fondu. 34 2.5 Propojení spisové služby v centrálním systému školy IS s kolejním systémem ISKAM. 44 2.5 Úprava propojení mezi ERP SAP a centrálním systémem školy IS pro zobrazování výplatní pásky zaměstnance v IS. 12 2.5 Úprava propojení mezi centrálním systémem školy IS a systémem Dopravního podniku města Brna pro přenos údajů na vystavení odpovídajících dokladů studentům JAMU. 32 2.5 Analýza a realizace rozšíření propojení mezi IS JAMU a dalšími systémy, jako jsou ERP SAP a nový centrální web JAMU. 61 2.5 Doplnění dalších možností nastavení studijních plánů studentů v IS. 17 5