VYSOKÁ ŠKOLA: JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ Rozvojový projekt na rok 2016 Formulář pro závěrečnou zprávu Program: Program na podporu vzájemné spolupráce vysokých škol Název projektu: Rozvoj digitálních archivů a koncepce dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů na vysokých školách dle zákona č. 499/2004 Sb. Období řešení projektu: Od: 1.1. 2016 Do: 31.12. 2016 Dotace (v tis. Kč) Požadavek Celkem: 392 V tom běžné finanční prostředky:_ 392 V tom kapitálové finanční prostředky:_ 0 Čerpáno 392 392 ZÁKLADNI INFORMACE Hlavní řešitel Kontaktní osoba Jméno: Ing. Jan Búříl Ing. Jan Búříl Podpis: Fakulta/Součást Janáčkova akademie múzických umění v Brně Janáčkova akademie múzických umění v Brně Adresa/Web: Beethovenova 2 662 15 Brno / www.jamu.cz Beethovenova 2 662 15 Brno / www.jamu.cz Telefon: +420 542 591122 +420 542 591122 E-mail: buril(S>iamu.cz buril(5>iamu.cz Jméno rektora: prof. Ing. MgA. Ivo Medek, Ph.D. Podpis: Datum: [ / Razítko školy: Vo, - {.:,y 1 ZPRÁVA 0 PRŮBĚHU ŘEŠENÍ PROJEKTU Cíle projektu Uveďte předem stanovené cíle a u každého z nich uveďte, do jaké míry byl splněn, případně důvod, proč splněn nebyl. Cíl č. 1: Implementace metodiky z CRP 2015 do praxe správy a ukládání digitálních dokumentů na škole (předpisy, směrnice, postupy, návody). Cíl zcela splněn. V souběhu s řešením zlepšení komunikace a obecných procesů na JAMU bylo provedeno jejich mapování. Tato činnost v sobě obsahuje i mapování postupů při vzniku důležitých dokumentů. V souvislosti se spuštěním provozu spisové byl vytvořen a implementován nový škartační plán JAMU. Dále bylo analyzováno a postupně je prováděno zpracování a implementace metodiky CRP 2015. Je určeno pořadí postupného zavádění dokumentace JAMU do spisové služby. Cíl č. 2; Analýza technologických potřeb školy v souladu s metodikou z CRP 2015. Cíl zcela splněn. Zkušební provoz spisovny byl využit i ke stanovení základních nároků na technologickou podporu provozu, určení konečného počtu pracovišť (podatelen), které budou zpracovávat dokumentaci skenováním z papírové formy apod. na základě těchto analýz bylo pak pořízeno vybavení pro konečných pět podatelen, tři v rámci projektu. Cíl č. 3: Rozvoj spisové služby (součást Informačního systému školy - IS) pro napojení na ukládání digitálních dokumentů školy. Cíl zcela splněn. Spisová služba byla uvedena do zkušebního provozu a byl vytvořeny a aplikovány základní provozní materiály. Postupně jsou do spisové služby začleňovány jednotlivé oblasti práce s dokumenty. Jednou z prvních oblastí je dokumentace studia jednotlivých studentů a zprovoznění automatizace žádostí a jejich schvalování. Cíl č. 4: Realizace vlastní digitální spisovny jako dalšího integrálního modulu již používaného SW IS pro evidenci studia na JAMU. Cíl zcela splněn. Cíl č. 5: Realizace vlastního digitálního úložiště v IS. Cíl zcela splněn. Je připraveno základní úložiště pro spisovou službu a nově vzniklý Evidence umělecké tvorby v IS JAMU Cíl č. 6: Sdílení a výměna praktických zkušeností s realizací (workshopy, společná pracovní setkání všech škol, konzultace s odborníky,...). Cíl zcela splněn. Kromě workshopů 22.3. a 14.9.2016 organizovaných v rámci projektu, bylo uskutečněno několik dalších pracovních schůzek k zavádění a ladění nasazované spisové služby s pracovníky MU. Dále jsou formou konzultací řešeny problémy, které vznikají při odlaďovaní nově zaváděných částí IS JAMU. Cíl č, 7: Vyhodnocení projektu. Cíl zcela splněn. Závěrečné zhodnocení projektu proběhlo na JAMU v rámci hodnocení všech projektů CRP 9.1. 2017. Je připraven základní harmonogram souvisejících prací na JAMU pro rok 2017. Plnění kontrolovatelných výstupů Uveďte stanovené kontrolovatelné výstupy projektu a do jaké míry byly splněny, případně důvod, proč splněny nebyly. Výstup č. 1: Implementované předpisy na škole, zavedené procesy dle metodiky. Splněno. V souvislosti se spuštěním provozu spisové byl vytvořen a implementován nový škartační plán JAMU. Dále bylo analyzováno a postupně je prováděno zpracování a implementace metodiky CRP 2015. Je určeno pořadí postupného zavádění dokumentace JAMU do spisové služby. Výstup č. 2: Dokončení instalace a zkušební provoz na základě analýzy. Splněno. Viz výstupy č.3 a 4. Digitální spisovna je postupně rozšiřována na další součásti JAMU. Hlavní těžiště je v současné době v oblast studijní a zpracování došlé a odešlé pošty. Výstup č. 3: IS napojená na ukládání digitálních dokumentů školy. Splněno. Viz výstup č. 4. v současné době je činnost zaměřena především na ukládání dokumentů, které nejsou podchyceny jiným systémy JAMU a existují především pouze v papírových archívech. 2 7 Výstup č. 4: Realizovaná vlastní digitální spisovna v IS. Splněno. Digitální spisovna je postupně rozšiřována na další součásti JAMU. Její podpora je v současné době určena především pro zvládnutí vstupní pošty a pak pro zpracování dokumentů studijní agendy včetně spouštění automatizovaného vyřizování a evidence standardních žádostí studentů (potvrzení, stipendia atd.). Výstup č. 5: Realizované vlastní digitální úložiště v IS. Splněno. Všechna relevantní data spisové služby, Evidence umělecké tvorby v IS JAMU jsou uložena v integrovaném úložišti IS. Smluvně je zajištěn provoz a postupné rozšiřování úložiště podle potřeb JAMU. Výstupe. 6: Společná jednáníse zapojenými školami - sdílení zkušeností z implementace metodiky, konzultace společných i individuálních postupů, diskuse k možnostem realizace cílů a technických řešení. Splněno. Hlavní setkání řešitelů bylo na workshopech 22.3. a 14.9.2016 organizovaných v rámci projektu. Během celého roku proběhlo několik dalších pracovních schůzek na nichž se řešily jednotlivé etapy zavádění spisové služby. Zároveň byly některé schůzky určeny ke školení klíčových uživatelů, případně k diskuzím o dalším postupu Výstup č. 7: Závěrečné zhodnocení projektu. Splněno. Závěrečné zhodnocení projektu proběhlo na JAMU v rámci hodnocení všech projektů CRP 9.1. 2017. Mimo to po celý rok probíhalo několik školení na jednotlivé části IS. Průběžně jsou o novinkách informováni studenti i zaměstnanci JAMU Změny v řešení Pokud došlo v průběhu řešení ke změnám, uveďte je, vysvětlete příčinu, v případě, že jste žádali o jejich povolení MŠMT, uveďte č. j. vyřízení této žádosti. č. Jednotlivé změny (přidejte řádky podle potřeby) Zdůvodnění (případně č. j. vyřízení žádosti na MŠMT) 1 Změny v čerpání rozpočtu v souladu s vyhlášením CRP 2016 Rozpočet projektu byl vyčerpán v celé výši. Během řešení projektu došlo ke změnám ve struktuře čerpání přidělených finančních prostředků v souladu s vyhlášením CRP 2016 (v položkách 2.4 a 2.5). Zdůvodnění změn je uvedeno u konkrétních položek v části „Bližší zdůvodnění čerpání v jednotlivých položkách." Přehled o pokračujícím projektu Pokud se jedná o pokračující projekt, uveďte, od kdy se realizuje a kolik finančních prostředků již bylo vyčerpáno. V případě, že je plánováno pokračování projektu v dalších letech, uveďte výhled do budoucna. Rok realizace Čerpání finančních prostředků (souhrnný údaj) Poznámka (případně výhled do budoucna) 2015 296 Bylo realizováno, šlo především o pořizování SW a HW a jejich základní instalaci. 2017 170 Bude realizován další rozvoj spisové služby a její přechod do rutinního provozu. Poznámka: V případě, že potřebujete sdělit další doplňující informace, uveďte je v příloze. Specifikace čerpání finanční dotace na řešení projektu (vyplnit za celý projekt) Přidělená dotace na řešení projektu -ukazatel 1 (v tis. Kč) Čerpání dotace (v tis. Kč) 1. Kapitálové finanční prostředky celkem 0 0 1.1 Dlouhodobý nehmotný majetek (SW, licence) 0 0 3 1.2 Samostatné věci movité {stroje, zařízení) 0 0 1.3 Stavební úpravy 0 0 2. Běžné finanční prostředky celkem 392 392 Osobní náklady: 2.1 Mzdy (včetně pohyblivých složek) 50 50 2.2 Odměny dle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr 0 0 2.3 Odvody pojistného na veřejné zdravotní pojištění a pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a příděly do sociálního fondu 17 17 Ostatní: 2.4 Materiální náklady (včetně drobného majetku) 125 138 2.5 Služby a náklady nevýrobní 200 187 2.6 Cestovní náhrady 0 0 2.7 Stipendia 0 0 3. Celkem běžné a kapitálové finanční prostředky 392 392 Bližší zdůvodnění čerpání v jednotlivých položkách (přidejte řádky podle potřeby) Číslo položky (viz předchozí tab.) Název výdaje a jeho zdůvodnění Částka (v tis. Kč) 2.1 Uvedená částka byla vyplacena formou odměn pracovníkům zajišťujícím práci s dokumenty ke konzultantské činnosti při přípravě analytických podkladů. Uvedené činnosti nemají přímo v pracovní náplni. 50 2.3 Odvody pojistného na veřejné zdravotní pojištění a pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a příděly do sociálního fondu. 17 2.4 Formou výběrového řízení byl za uvedené finance pořízen HW pro část podatelen (3 z 5) na JAMU. Jde o specializované scannery spolupracující se SW spisová služba a doplňkové scannery čárového kódu identifikačních štítků dokumentů. Původní informační nabídka HW zařízení pro spisovny byla z podzimu 2015, při přípravě projektu. Vlastní nákup proběhl v 5/2016 a při výběrovém řízení byla vysoutěžena ve výši 138 tis. Kč. Proto byla částka čerpaná v kapitole 2.5 snížena o 13 tis. Kč ve prospěch položky 2.4. 138 2.5 Uvedená částka byla použita na zaplacení služeb za konkrétní úpravy, zákaznický rozvoj a implementaci spisové služby, digitální spisovny a digitálního úložiště/archivu vis, a související školení analýzu dalších potřeb JAMU v uvedených oblastech Dále na dohledu nad zkušebním provozem systému. 180 2.5 Uvedená částka byla použita na pořízení zkušebního SW sloužící k datové pumpě (přenosu digitálních dokumentů) mezi ERP SAP a spisovnou. 7