VYSOKÁ ŠKOLA: JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ Rozvojový projekt na rok 2015 Formulář pro závěrečnou zprávu Program: 1. Program na podporu vzájemné spolupráce vysokých škol Podprogram: Sdílení kapacit a vytváření sítí vysokých škol v České republice Název projektu: Dlouhodobé ukládání a archivace digitálních dokumentů dle zákona č. 499/2004 Sb. 1 Období řešení projektu: Od: 1.1. 2015 Do: 31.12. 2015 Dotace (v tis. Kč) Celkem: V tom běžné finanční prostředky: V tom kapitálové finanční prostředky: Požadavek 296 96 200 Čerpáno 296 96 200 ZÁKLADNÍ INFORMACE Hlavní řešitel Kontaktní osoba Jméno: lng. Jan Búříl j lng. Jan Búčíl ^ Podpis: Fakulta/Součást Janáčkova aKademie múzických umění v Brně JanáčkoTOakademie múzických umění v Brně Adresa/Web: Beethovenova 2 662 15 Brno / www.jamu.cz Beethovenova 2 662 15 Brno / www.jamu.cz Telefon: +420 542 591 122 +420 542 591 122 E-mail: burilf.ii.iamu.cz buril(ft;iamu.cz Jméno rektora: prof. lng. M^C. Ivo Medek, Ph.D. Podpis: Datum: Razítko školy: 1Q ,^ -2. \ \0| ' s°/ \-b, wy I ZPRÁVA < 3 PRŮBĚHU ŘEŠENÍ PROJEKTU Cíle projektu Uveďte předem stanovené cíle a u každého z nich uveďte, do jaké míry byl splněn, případně důvod, proč splněn nebyl. Cíl č. 1: Legislativa - stanovení otázek týkajících se zákonných povinností a jejich vyjasnění s příslušnými kompetentními orgány, předání informací a závěr pro další cíle (metodiky, prototyp). Cíl zcela splněn. Souhrnné dotazy za všechny zúčastněné VVŠ byly zpracovány a připomínkovány na jednotlivých schůzkách a výsledné byly předány na resorty jako společný výstup. Cíl č. 2: Metodika - představení konkrétních návrhů/schémat pro řešení legislativních podmínek, variantní návrhy, vznik/úprava vnitřních předpisů a postupů a předání si zkušeností. Cíl zcela splněn. V souběhu s řešením zlepšení komunikace a obecných procesů na JAMU bylo provedeno jejich mapování. Tato činnost v sobě obsahuje i mapování postupů při vzniku důležitých dokumentů. Dále byla na základě těchto získaných informací upravena základní směrnice „Oběh účetních dokladů" a některé související dokumenty. Některé výstupy jsou již zpracovány detailně ve formě grafu činností a dále se v této Činnosti bude pokračovat. Příkladem jsou ve studijní oblasti inovované směrnice pro přijímací řízeni studentů, v oblasti ekonomické směrnice pro výběrová řízení, postup přípravy finančního plánu JAMU. Cíl č. 3: Příprava technického zázemí pro následnou implementaci vhodného řešení. Cíl zcela splněn. Během roku bylo zahájeno jednání o dalším rozšíření 1S. Na jeho základě byla zahájena a v 10/2015 ukončena příprava a následná instalace modulu Úřadovna v IS JAMU. Úřadovna je určena pro správu elektronických i písemných žádostí, rozhodnutí a úředních úkonů včetně spisové služby. Je předpokladem pro zajištění digitální archivace. Bude základním nástrojem pro dlouhodobé ukládání a archivaci digitálních dokumentů, jak zní i název tohoto projektu, a nahrazuje a sjednocuje zatím roztříštěné SW systémy používané doposud. Cíl č. 4: Vyhodnocení projektu, vyhodnocení stavu řešení a návrh pro další postup v 2016. Cíl zcela splněn. Závěrečné zhodnocení projektu proběhlo na JAMU v rámci hodnocení všech projektů CRP 11.1. 2016. Je připraven základní harmonogram souvisejících prací na JAMU pro rok 2016. Plnění kontrolovatelných výstupů Uveďte stanovené kontrolovatelné výstupy projektu a do jaké míry byly splněny, případně důvod, proč splněny nebyly. Výstup č. 1: Specifikace dotazů týkajících se problémových bodů z legislativy a specifik vysokého školství. Souhrnné dotazy za všechny zúčastněné VVŠ byly zpracovány a předány na resorty jako společný výstup. Splněno. Výstup č. 2: Jednání a komunikace k legislativě a nejasným souvislostem v pověřenérn pracovním týmu. Uvedený výstup byl realizován jednak na pracovních schůzkách zúčastněných VVŠ, jednak na schůzkách pracovníků VUT a MU s pracovníky JAMU. Zde byly připraveny základní postupy pro řešeni výstupů č. 5 a č. 6. Splněno. Výstup č. 3: Vyhodnocení informaci z komunikace pracovní skupiny s příslušnými orgány a analýza důsledků pro potřeby školy. Výstupem byla rozvaha nad dalším rozvojem práce s digitálními dokumenty mimo jiné ve vztahu k provozování spisové služby. Bylo potvrzeno rozhodnutí o rozšíření IS JAMU o modul Úřadovna (viz výstup č. 5). Splněno. Výstup č. 4: Pracovní schůze se zúčastněnými školami k jednotlivým činnostem - k vyjasnění legislativy, k realizaci metodik, k návrhu prototypu apod. Bylo uskutečněno několik pracovních schůzek mezi řešiteli projektu. Splněno. Výstup č. 5: Vnitřní předpisy a postupy na škole. V souběhu s řešením zlepšení komunikace a obecných procesů na JAMU je provedeno jejich mapování. Tato činnost v sobě obsahuje i mapování postupů při vzniku důležitých dokumentů. Některé výstupy jsou již zpracovány detailně a dále se v této činnosti bude pokračovat. Příkladem jsou inovované směrnice pro přijímací řízeni studentů, směrnice pro výběrová řízení, postup přípravy finančního plánu JAMU. Splněno. Výstup č. 6: Připravené technické zázemí pro následnou implementaci vhodného řešeni. Na základě výstupu č. 3 byla během roku zahájena a v 10/2015 ukončena příprava a následná instalace modulu Úřadovna v IS JAMU. Úřadovna je určena pro správu elektronických i písemných žádostí, rozhodnutí a úředních úkonů včetně spisové služby. Týká se zpracování různých žádostí a obecně dalších dokumentů ve vztahu se studenty. Součástí je jednak vyšší verze spisové služby a jednak podpora pro 2 samotný proces zpracování žádosti (dokumentu) včetně možnosti zakomponovat specifické interní procesy nastavené pro každé pracoviště na míru a automatické kontroly těchto procesů. Je předpokladem pro zajištění digitální archivace. Splněno. Výstup č. 7: Závěrečné zhodnocení projektu. Závěrečné zhodnocení projektu proběhlo na JAMU v rámci hodnocení všech projektů CRP 11. 1. 2016. Splněno. Změny v řešení Pokud došlo v průběhu řešení ke změnám, uveďte je, vysvětlete příčinu, v případě, že jste žádali o jejich povolení MŠMT, uveďte č. j. vyřízení této žádosti. č. Jednotlivé změny (přidejte řádky podle potřeby) Zdůvodnění (případně č. j. vyřízení žádosti na MŠMT) 1 - - Přehled o pokračujícím projektu Pokud se jedná o pokračující projekt, uveďte, od kdy se realizuje a kolik finančních prostředků již bylo vyčerpáno. V případě, že je plánováno pokračování projektu v dalších letech, uveďte výhled do budoucna. Rok realizace Čerpání finančních prostředků (souhrnný údaj) Poznámka (případně výhled do budoucna) 2016 392 V roce 2016 bude především postupně rozšiřováno využití modulu Úřadovna, a příprava, resp. inovace dalších důležitých dokumentů pro správu školy. Poznámka: V případě, že potřebujete sdělit další doplňující informace, uveďte je v příloze. Specifikace čerpání finanční dotace na řešení projektu (JAMU) Přidělená dotace na řešení projektu - ukazatel I (v tis. Kč) Čerpání dotace (v tis. Kč) 1. Kapitálové finanční prostředky celkem 200 200 í.i Dlouhodobý nehmotný majetek (SW, licence) 200 200 1.2 Samostatné věci movité (stroje, zařízení) 0 0 1.3 Stavební úpravy 0 0 2. Běžné finanční prostředky celkem 96 96 Osobní náklady: 2.1 Mzdy (včetně pohyblivých složek) 0 0 2.2 Odměny dle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr 0 0 2.3 Odvody pojistného na veřejné zdravotní pojištění a pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a příděly do sociálního fondu 0 0 Ostatní: 2.4 Materiální náklady (včetně drobného majetku) 0 0 2.5 Služby a náklady nevýrobní 96 96 3 2.6 Cestovní náhrady 0 0 2.7 Stipendia 0 0 3. Celkejn běžné a kapitálové finanční prostředky 296 296 Bližší zdůvodnění čerpání v jednotlivých položkách (přidejte řádky podle potřeby) Číslo položky (viz předchozí tab.) Název výdaje a jeho zdůvodnění Částka (v tis. Kč) 1.1 Pořízení a základní instalace technického řešení spočívající v instalaci a základním nastavení modulu Úřadovna v 1S. 200 2.5 Bylo čerpáno na služby spojené s instalací modulu Úřadovna, přípravě dokumentů a podkladů pro další rozšíření tohoto modulu. 96 4